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Das Forschungsprojekt „Workflow-Management-Systeme für Open-Access-Hochschulverlage (OA-WFMS)” ist eine Kooperation zwischen der HTWK Leipzig und der Universität Potsdam. Ziel ist es, die Bedarfe von Universitäts- und Hochschulverlagen und Anforderungen an ein Workflow-Management-Systeme (WFMS) zu analysieren, um daraus ein generisches Lastenheft zu erstellen. Das WFMS soll den Publikationsprozess in OA-Verlagen erleichtern, beschleunigen sowie die Verbreitung von Open Access und das nachhaltige, digitale wissenschaftliche Publizieren fördern.
Das Projekt baut auf den Ergebnissen der Projekte „Open-Access-Hochschulverlag (OA-HVerlag)“ und „Open-Access-Strukturierte-Kommunikation (OA-STRUKTKOMM)“ auf. Der diesem Bericht zugrunde liegende Auftaktworkshop fand 2024 in Leipzig mit Vertreter:innen von zehn Institutionen statt. Der Workshop diente dazu, Herausforderungen und Anforderungen an ein WFMS zu ermitteln sowie bestehende Lösungsansätze und Tools zu diskutieren.
Im Workshop wurden folgende Fragen behandelt:
a. Wie kann die Organisation und Überwachung von Publikationsprozessen in wissenschaftlichen Verlagen durch ein WFMS effizient gestaltet werden?
b. Welche Anforderungen muss ein WFMS erfüllen, um Publikationsprozesse optimal zu unterstützen?
c. Welche Schnittstellen müssen berücksichtigt werden, um die Interoperabilität der Systeme zu garantieren?
d. Welche bestehenden Lösungsansätze und Tools sind bereits im Einsatz und welche Vor- und Nachteile haben diese?
Der Workshop gliederte sich in zwei Teile : Teil 1 behandelte Herausforderungen und Anforderungen (Fragen a. bis c.), Teil 2 bestehende Lösungen und Tools (Frage d.). Die Ergebnisse des Workshops fließen in die Bedarfsanalyse des Forschungsprojekts ein.
Die im Bericht dokumentierten Ergebnisse zeigen die Vielzahl der Herausforderungen der bestehenden Ansätze bezüglich des OA-Publikationsmanagements . Die Herausforderungen zeigen sich insbesondere bei der Systemheterogenität, den individuellen Anpassungsbedarfen und der Notwendigkeit der systematischen Dokumentation. Die eingesetzten Unterstützungssysteme und Tools wie Dateiablagen, Projektmanagement- und Kommunikationstools können insgesamt den Anforderungen nicht genügen, für Teillösungen sind sie jedoch nutzbar. Deshalb muss die Integration bestehender Systeme in ein zu entwickelndes OA-WFMS in Betracht gezogen und die Interoperabilität der miteinander interagierenden Systeme gewährleistet werden. Die Beteiligten des Workshops waren sich einig, dass das OA-WFMS flexibel und modular aufgebaut werden soll. Einer konsortialen Softwareentwicklung und einem gemeinsamen Betrieb im Verbund wurde der Vorrang gegeben.
Der Workshop lieferte wertvolle Einblicke in die Arbeit der Hochschulverlage und bildet somit eine solide Grundlage für die in Folge zu erarbeitende weitere Bedarfsanalyse und die Erstellung des generischen Lastenheftes.
Die Open Access-Strategie der Universität Potsdam verfolgt das Ziel, den offenen Zugang zu wissenschaftlichen Publikationen von Wissenschaftlern der Universität Potsdam nachhaltig zu fördern. Dazu werden sieben übergeordnete strategische Ziele definiert, aus denen in einem zweiten Schritt konkrete Handlungsfelder abgeleitet werden.
Die Strategie wurde am 16.12.2015 vom Senat der Universität Potsdam zustimmend zur Kenntnis genommen.
Die Universität Potsdam verwaltet seit 2015 einen DFG-geförderten Publikationsfonds. In den Publikationsjahren 2015 und 2017 wurden Outputanalysen durchgeführt. Open Access ist seit 2018 ein zentraler Bestandteil des Mittelverteilungsmodells. Der Artikel thematisiert die zentralen Erkenntnisse der letzten fünf Jahre und illustriert die entstandene Infrastruktur. Außerdem werden aktuelle Herausforderungen und mögliche Lösungsansätze der Transformation auf dem Weg hin zu 100 Prozent Open Access thematisiert.
Die Universität Potsdam verwaltet seit 2015 einen DFG-geförderten Publikationsfonds. In den Publikationsjahren 2015 und 2017 wurden Outputanalysen durchgeführt. Open Access ist seit 2018 ein zentraler Bestandteil des Mittelverteilungsmodells. Der Artikel thematisiert die zentralen Erkenntnisse der letzten fünf Jahre und illustriert die entstandene Infrastruktur. Außerdem werden aktuelle Herausforderungen und mögliche Lösungsansätze der Transformation auf dem Weg hin zu 100 Prozent Open Access thematisiert.
Veröffentlicht wird die Textfassung eines Vortrages, welcher am 18. April 2018 auf dem 10. Konsortialtag des Friedrich-Althoff-Konsortium e.V. in Berlin gehalten wurde. Zentrale Aussagen zum Publikationsaufkommen und zum Publikationsfonds der Universität Potsdam sind Bestandteile des Vortrages. Weiterhin wird die Verwaltung der Article Processing Charges (APC), welche im Dezernat Medienbearbeitung der Universitätsbibliothek verankert ist, thematisiert.
Verfügbare Allianz- und Nationallizenzen können eine Open-Access-Komponente beinhalten. Diese räumen den autorisierten Autoren oder Einrichtungen bestimmte Open-Access-Rechte zur Zweitveröffentlichung ein. Vorhandene Lizenzrechte zur Realisierung des Grünen Weges können somit zukünftig verstärkt genutzt werden. Dabei kann die Bibliothek eine aktive Rolle einnehmen. Präsentiert wird ein Workflow, der sich an der Checkliste für Repository-Manager orientiert. Sieben herausgearbeitete Schritte werden genannt und näher erläutert. An Beispielen wurde der Workflow getestet. Die Ergebnisse werden ebenfalls vorgestellt. Die Erweiterung des Workflows zur Identifizierung von Publikationen für die Zweitveröffentlichung lässt sich ggf. auch auf Creative-Commons-Lizenzen anwenden bzw. auf Zeitschriften, die keine Open-Access-Komponente haben.
Verfügbare Allianz- und Nationallizenzen können eine Open-Access-Komponente beinhalten. Diese räumen den autorisierten Autoren oder Einrichtungen bestimmte Open-Access-Rechte zur Zweitveröffentlichung ein. Vorhandene Lizenzrechte zur Realisierung des Grünen Weges können somit zukünftig verstärkt genutzt werden. Dabei kann die Bibliothek eine aktive Rolle einnehmen. Präsentiert wird ein Workflow, der sich an der Checkliste für Repository-Manager orientiert. Sieben herausgearbeitete Schritte werden genannt und näher erläutert. An Beispielen wurde der Workflow getestet. Die Ergebnisse werden ebenfalls vorgestellt. Die Erweiterung des Workflows zur Identifizierung von Publikationen für die Zweitveröffentlichung lässt sich ggf. auch auf Creative-Commons-Lizenzen anwenden bzw. auf Zeitschriften, die keine Open-Access-Komponente haben.
Veröffentlicht wird die Textfassung eines Vortrages, welcher am 16. April 2015 auf dem 9. Konsortialtag des Friedrich-Althoff-Konsortium e.V. in Potsdam gehalten wurde. Hintergrund des Vortrages war die aktive Auseinandersetzung der Institution mit vorhandenen Lizenzrechten. Auf dieser Basis wurde ein Workflow zur Identifizierung von Publikationen für die Zweitveröffentlichung erarbeitet. Der vorgestellte Workflow umfasst sieben Schritte, von denen fünf näher erläutert und mit Beispielen einzelner Lizenzen/Verlage unterlegt wurden.