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Digital collaborative documentation in mental healthcare

Digitale Mittel zur kooperativen Dokumentation im Bereich der psychischen Gesundheit

  • With the growth of information technology, patient attitudes are shifting – away from passively receiving care towards actively taking responsibility for their well- being. Handling doctor-patient relationships collaboratively and providing patients access to their health information are crucial steps in empowering patients. In mental healthcare, the implicit consensus amongst practitioners has been that sharing medical records with patients may have an unpredictable, harmful impact on clinical practice. In order to involve patients more actively in mental healthcare processes, Tele-Board MED (TBM) allows for digital collaborative documentation in therapist-patient sessions. The TBM software system offers a whiteboard-inspired graphical user interface that allows therapist and patient to jointly take notes during the treatment session. Furthermore, it provides features to automatically reuse the digital treatment session notes for the creation of treatment session summaries and clinical case reports. This thesis presents theWith the growth of information technology, patient attitudes are shifting – away from passively receiving care towards actively taking responsibility for their well- being. Handling doctor-patient relationships collaboratively and providing patients access to their health information are crucial steps in empowering patients. In mental healthcare, the implicit consensus amongst practitioners has been that sharing medical records with patients may have an unpredictable, harmful impact on clinical practice. In order to involve patients more actively in mental healthcare processes, Tele-Board MED (TBM) allows for digital collaborative documentation in therapist-patient sessions. The TBM software system offers a whiteboard-inspired graphical user interface that allows therapist and patient to jointly take notes during the treatment session. Furthermore, it provides features to automatically reuse the digital treatment session notes for the creation of treatment session summaries and clinical case reports. This thesis presents the development of the TBM system and evaluates its effects on 1) the fulfillment of the therapist’s duties of clinical case documentation, 2) patient engagement in care processes, and 3) the therapist-patient relationship. Following the design research methodology, TBM was developed and tested in multiple evaluation studies in the domains of cognitive behavioral psychotherapy and addiction care. The results show that therapists are likely to use TBM with patients if they have a technology-friendly attitude and when its use suits the treatment context. Support in carrying out documentation duties as well as fulfilling legal requirements contributes to therapist acceptance. Furthermore, therapists value TBM as a tool to provide a discussion framework and quick access to worksheets during treatment sessions. Therapists express skepticism, however, regarding technology use in patient sessions and towards complete record transparency in general. Patients expect TBM to improve the communication with their therapist and to offer a better recall of discussed topics when taking a copy of their notes home after the session. Patients are doubtful regarding a possible distraction of the therapist and usage in situations when relationship-building is crucial. When applied in a clinical environment, collaborative note-taking with TBM encourages patient engagement and a team feeling between therapist and patient. Furthermore, it increases the patient’s acceptance of their diagnosis, which in turn is an important predictor for therapy success. In summary, TBM has a high potential to deliver more than documentation support and record transparency for patients, but also to contribute to a collaborative doctor-patient relationship. This thesis provides design implications for the development of digital collaborative documentation systems in (mental) healthcare as well as recommendations for a successful implementation in clinical practice.show moreshow less
  • Die Verbreitung von Informationstechnologie kann die Rolle von Patienten verändern: weg vom passiven Erhalt ärztlicher Zuwendung hin zur eigenverantwortlichen Mitwirkung an ihrer Genesung. Wesentliche Schritte zur Ermündigung von Patienten sind eine gute Zusammenarbeit mit dem behandelnden Arzt und der Zugang zu den eigenen Akten. Unter Psychotherapeuten gibt es jedoch einen impliziten Konsens darüber, dass die Einsicht in psychiatrische Akten unvorhersehbare, nachteilige Effekte auf die klinische Praxis hervorrufen könnte. Um auch Patienten aktiver an der Erhaltung und Wiederherstellung ihrer mentalen Gesundheit zu beteiligen, ermöglicht Tele-Board MED (TBM) das gemeinschaftliche Erstellen von digitalen Notizen. Diese Dissertation beschreibt die Entwicklung des TBM Software-Systems, das es Therapeut und Patient ermöglicht, gemeinsam während der Sitzung wie auf einem Whiteboard Notizen zu machen. Außerdem bietet TBM Funktionen, um auf Grundlage der digitalen Gesprächsnotizen automatisch Sitzungsprotokolle und klinische Fallberichte zuDie Verbreitung von Informationstechnologie kann die Rolle von Patienten verändern: weg vom passiven Erhalt ärztlicher Zuwendung hin zur eigenverantwortlichen Mitwirkung an ihrer Genesung. Wesentliche Schritte zur Ermündigung von Patienten sind eine gute Zusammenarbeit mit dem behandelnden Arzt und der Zugang zu den eigenen Akten. Unter Psychotherapeuten gibt es jedoch einen impliziten Konsens darüber, dass die Einsicht in psychiatrische Akten unvorhersehbare, nachteilige Effekte auf die klinische Praxis hervorrufen könnte. Um auch Patienten aktiver an der Erhaltung und Wiederherstellung ihrer mentalen Gesundheit zu beteiligen, ermöglicht Tele-Board MED (TBM) das gemeinschaftliche Erstellen von digitalen Notizen. Diese Dissertation beschreibt die Entwicklung des TBM Software-Systems, das es Therapeut und Patient ermöglicht, gemeinsam während der Sitzung wie auf einem Whiteboard Notizen zu machen. Außerdem bietet TBM Funktionen, um auf Grundlage der digitalen Gesprächsnotizen automatisch Sitzungsprotokolle und klinische Fallberichte zu erstellen. Methodologisch basiert die Entwicklung und Evaluierung von TBM auf dem Paradigma für Design Research. Es wurden vielfältige Studien in den Bereichen der Verhaltens- und Suchttherapie durchgeführt, um die Auswirkungen auf folgende Aspekte zu evaluieren: 1) die Erfüllung der Dokumentationspflichten von Therapeuten, 2) das Engagement von Patienten in Behandlungsprozessen und 3) die Beziehung zwischen Patient und Therapeut. Die Studien haben gezeigt, dass Therapeuten dazu geneigt sind, TBM mit ihren Patienten zu nutzen, wenn sie technologie-freundlich eingestellt sind und wenn es zum Behandlungskontext passt. Zur Akzeptanz tragen auch die schnelle Erstellung von klinischen Dokumenten sowie die Erfüllung der gesetzlichen Forderung nach Aktentransparenz bei. Weiterhin schätzen Therapeuten TBM als Werkzeug, um Therapiegespräche zu strukturieren und während der Sitzung schnell auf Arbeitsblätter zuzugreifen. Therapeuten äußerten hingegen auch Skepsis gegenüber der Technologienutzung im Patientengespräch und vollständiger Aktentransparenz. Patienten erhoffen sich von TBM eine verbesserte Kommunikation mit ihrem Therapeuten und denken, dass sie sich besser an die Gesprächsinhalte erinnern können, wenn sie eine Kopie ihrer Akte erhalten. Patienten brachten Bedenken zum Ausdruck, TBM in Situationen zu nutzen, in denen der Beziehungsaufbau im Vordergrund steht, und darüber, dass Therapeuten sich abgelenkt fühlen könnten. Als TBM im klinischen Umfeld eingesetzt wurde, wurde ein erhöhtes Patientenengagement und ein gesteigertes Teamgefühl beobachtet. Außerdem stieg bei Patienten die Akzeptanz ihrer Diagnosen, welche wiederum ein wichtiger Prädiktor für Therapieerfolg ist. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass TBM großes Potential hat: Über die damit mögliche Dokumentationsunterstützung und Aktentransparenz hinaus wird auch die Zusammenarbeit von Therapeut und Patient unterstützt. Diese Dissertation fasst Kriterien zur Entwicklung von gemeinschaftlichen Dokumentationssystemen in der (psychischen) Gesundheitsfürsorge sowie Empfehlungen für eine erfolgreiche Implementierung in der klinischen Praxis zusammen.show moreshow less

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Metadaten
Author:Anja PerlichORCiD
URN:urn:nbn:de:kobv:517-opus4-440292
DOI:https://doi.org/10.25932/publishup-44029
Advisor:Christoph Meinel
Document Type:Doctoral Thesis
Language:English
Year of Completion:2019
Publishing Institution:Universität Potsdam
Granting Institution:Universität Potsdam
Date of final exam:2019/11/29
Release Date:2019/12/13
Tag:Arzt-Patient-Beziehung; Design-Forschung; Evaluation; Patientenermündigung; Psychotherapie; Suchtberatung und -therapie; User Experience; computervermittelte Therapie; digitales Whiteboard; medizinische Dokumentation
addiction care; computer-mediated therapy; design research; digital whiteboard; doctor-patient relationship; evaluation; medical documentation; patient empowerment; psychotherapy; user experience
Pagenumber:x, 135
RVK - Regensburg Classification:ST 230, ST 640
Organizational units:Digital Engineering Fakultät / Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering GmbH
CCS Classification:D. Software / D.2 SOFTWARE ENGINEERING (K.6.3) / D.2.2 Design Tools and Techniques (REVISED)
Dewey Decimal Classification:0 Informatik, Informationswissenschaft, allgemeine Werke / 00 Informatik, Wissen, Systeme / 004 Datenverarbeitung; Informatik
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