Nicht jedes Dokument im Portable Document Format (PDF) eignet sich für die Online-Veröffentlichung und die langfristige Archivierung.

Der Universitätsverlag akzeptiert PDF-Dateien, die konform mit dem Archivformat PDF/A (ISO 19005-1:2005) oder den Druckstandardformaten PDF/X-3 bzw. PDF/X-4 sind. Seit September 2005 ist PDF/A ein stabiler, international akzeptierter ISO-Standard für die Langzeitarchivierung. Ein PDF/A-konformes Dokument muss auf verschiedenen Computern mit unterschiedlichen Betriebssystemen und unter verschiedenen Druckumgebungen den Inhalt visuell gleich reproduzieren können. Deshalb müssen z. B. alle Schriften und Farbprofilinformationen in das Dokument eingebettet sein. Für die Erzeugung, Verarbeitung und Validierung sind freie und proprietäre Werkzeuge erhältlich. Ähnliches gilt für die PDF/X-Standards für die Druckindustrie.

PDF/A- und PDF/X-konforme Dateien lassen sich z. B. mit Adobe Acrobat Professional oder dem kostenlosen PDFCreator erstellen. Auch bieten viele Satzprogramme bereits einen direkten Export in diese Formate an, z. B. OpenOffice.org (ab Version 3.0), Adobe Indesign CS 3, Corel Draw Graphics Suite X4 oder Microsoft Office 2007 (ab Service Pack 2). Informieren Sie sich über die Möglichkeiten Ihrer Software (z. B. durch Konsultation der Hilfe oder Druckoptionen des Programms).

Lesen Sie auch die Anleitungen für die PDF-Erstellung aus den gebräuchlichsten Textsatzprogrammen in unserem Tutorial.